تصميم تقرير سنوي لجمعية خيرية: ماذا تطلب وماذا تستلم

متى تحتاج الجمعية جهة خارجية لتصميم تقريرها السنوي؟

تحتاج الجمعية الخيرية جهة خارجية لتصميم تقريرها السنوي حين تكون الأرقام والقصص موجودة عند الفريق، لكن لا أحد لديه الوقت أو المهارة لتحويلها إلى ملف يُقرأ ويُصدَّق. يحدث ذلك غالبًا قبل اجتماع الجمعية العمومية، أو قبل التقدّم لجهة مانحة، أو حين يطلب مجلس الإدارة تقريرًا يليق بما أنجزته الجمعية.

التقرير السنوي للجمعية مختلف عن تقرير الشركة: قارئه لا يسأل عن الربح، بل يسأل «أين ذهب المال وماذا تغيّر؟». وله ثلاثة قرّاء: المانح الذي يقرّر هل يدعم مرة أخرى، عضو الجمعية العمومية الذي يعتمد التقرير، والجهة المشرفة التي تقيّم الحوكمة.

ماذا تكتب في طلب تصميم التقرير السنوي للجمعية؟

اكتب في الطلب سبعة بنود، فهي ما يحتاجه المصمّم ليعطي الجمعية سعرًا ومدة دقيقين:

1. قرّاء التقرير: مانحون، أعضاء الجمعية العمومية، شركاء، أم الجميع.
2. عدد الصفحات التقريبي وأقسام التقرير: كلمة الرئيس، البرامج، الأثر، الملخص المالي، الحوكمة، الشكر.
3. حالة المحتوى: هل الأرقام معتمدة والقوائم مدقّقة، أم ما زالت تتغيّر؟
4. الصور: هل لدى الجمعية صور بجودة عالية وموافقات أصحابها؟
5. اللغة: عربي فقط، أم نسخة إنجليزية للمانحين الدوليين.
6. طريقة النشر: رابط يُفتح على الجوال، طباعة، أم الاثنان.
7. تاريخ الجمعية العمومية أو موعد الجهة المانحة، لا «في أقرب وقت».

قائمة ما يُرسل للمصمّم بالتفصيل في موجز التصميم، وما يرفع السعر أو يخفضه في تكلفة تصميم التقارير والعروض.

كيف تقارن الجمعية بين من يصمّمون التقارير السنوية؟

قارن بين المصمّمين بخمس مزايا تخصّ تقارير الجمعيات، لا بجمال النماذج وحده:

الأسئلة العامة قبل التعاقد مع أي مصمّم في كيف تختار استوديو لتصميم تقريرك أو عرضك.

ماذا يجب أن تستلم الجمعية؟

يجب أن تستلم الجمعية أكثر من ملف واحد، لأن التقرير يُعرض في الاجتماع ويُرسل للمانحين ويُنشر على الموقع. اطلب أن يذكر عرض السعر هذه التسليمات بالاسم:

• ملف PDF للنشر بحجم خفيف يُفتح على الجوال وروابطه تعمل.
• ملف PDF للطباعة إذا كانت الجمعية ستطبع نسخًا، وتفاصيله في تجهيز ملف التقرير للطباعة.
• ملخص في صفحة واحدة يُرفق برسائل المانحين، كما في الملخص التنفيذي في صفحة واحدة.
• صور للنشر في حسابات الجمعية: أبرز الأرقام بمقاسات المنصات.
• ملف المصدر والخطوط والأيقونات لتحديث تقرير السنة القادمة دون البدء من الصفر.

كيف تعرف الجمعية أن التقرير الذي استلمته جيد؟

التقرير السنوي للجمعية جيد إذا استطاع مانح لا يعرفها أن يجيب بعد دقيقتين عن ثلاثة أسئلة: ماذا تفعل الجمعية، كم أنفقت، وماذا تغيّر. راجعه بهذه القائمة قبل قبوله:

• المطابقة: كل رقم في التقرير يطابق القوائم المالية المدقّقة ومحاضر المجلس.
• الأثر لا النشاط: «تخرّج من البرنامج كذا مستفيد» بدل «نفّذنا كذا دورة»، مع سنة المقارنة.
• المال في صفحة: مصادر الإيرادات وأوجه الصرف في رسم واحد واضح الوحدة والفترة.
• الموافقات: لكل صورة أو قصة مستفيد موافقة محفوظة عند الجمعية.
• الشكر دقيق: أسماء المانحين والشركاء وشعاراتهم معتمدة منهم.
• الملف يعمل: يُفتح على الجوال بسرعة، والنص فيه قابل للبحث والنسخ.

أخطاء تقع فيها الجمعيات عند طلب التقرير

• إرسال الأرقام قبل اعتماد المراجع، فتذهب جولات المراجعة في تصحيحها.
• ملء الصفحات بصور الفعاليات بدل أرقام الأثر.
• طلب نسخة مطبوعة فقط، ثم اكتشاف أن المانحين يريدون رابطًا.
• تحديد الموعد بيوم الجمعية العمومية نفسه، دون وقت لمراجعة المجلس قبله.

في خدمة تصميم التقارير السنوية في متن نبني التقرير من الغلاف إلى الملخص المالي بالعربية والإنجليزية، ونسلّم ملف المصدر. اذكر في طلبك قرّاء التقرير وتاريخ الجمعية العمومية لنتّفق على الجدول قبل البدء.