التقارير السنوية
تصميم التقرير السنوي لجهة حكومية: ماذا تطلب وماذا تستلم
تبحث جهتك الحكومية عن مصمّم لتقريرها السنوي؟ ما يفرضه دليل إعداد التقارير السنوية، وما تكتبه في الطلب، وكيف تقارن المصمّمين، وماذا تستلم قبل الرفع والنشر.
الخلاصة
- الجهة الحكومية في السعودية لا تصمّم تقريرها السنوي من الصفر، فمحتواه وترتيب أقسامه يحددهما دليل إعداد التقارير السنوية للأجهزة العامة.
- دور المصمّم في التقرير الحكومي هو إخراج النماذج والجداول والمؤشرات التي يفرضها الدليل بوضوح، لا إعادة ترتيبها أو حذف شيء منها.
- الدليل يلزم الأجهزة العامة برفع التقرير خلال تسعين يومًا من بداية السنة المالية، فجدول التصميم يبدأ قبل اكتمال الأرقام لا بعدها.
- ما تستلمه الجهة الحكومية من مشروع التقرير السنوي نسختان على الأقل: نسخة الرفع الكاملة، ونسخة النشر العام بعد مراجعة المعلومات السرية.
متى تحتاج الجهة الحكومية مصمّمًا لتقريرها السنوي؟
تحتاج الوزارة أو الهيئة أو الجامعة مصمّمًا لتقريرها السنوي حين تكون البيانات جاهزة عند إدارات الجهة، لكن تحويلها إلى ملف واحد واضح يُرفع ثم يُنشر يتجاوز وقت الفريق الداخلي. ويضيق الوقت عادةً في الربع الأول من السنة المالية.
الفرق الأهم عن تقرير الشركة أن محتوى التقرير الحكومي محدد سلفًا. يصدر دليل إعداد التقارير السنوية للأجهزة العامة عن المركز الوطني لقياس أداء الأجهزة العامة، استنادًا إلى المادة (29) من نظام مجلس الوزراء، وهو ملزم للأجهزة العامة كافة. والجهة ترفع تقريرها خلال تسعين يومًا من بداية كل سنة مالية.
ماذا يفرض الدليل على التقرير، وما الذي يبقى للتصميم؟
يفرض الدليل المحتوى والترتيب، ويترك الإخراج للجهة. هذا ما ينبغي أن يعرفه المصمّم قبل أن يبدأ:
| ما يحدده الدليل | ما يبقى للتصميم |
|---|---|
| أقسام تمهيدية: التقديم، المصطلحات، الفهرس، الملخص التنفيذي | شكل الغلاف وفواصل الأقسام |
| التقديم لا يتجاوز صفحة واحدة | ترتيب الصفحة وحجم الخط فيها |
| التقرير التفصيلي: التوجه الاستراتيجي، ملخص الأداء والمؤشرات والمبادرات، الإنجازات، الفرص، التحديات والدعم المطلوب | طريقة عرض المؤشرات: بطاقات، أعمدة، مقارنة بالمستهدف |
| الوضع الراهن: الهيكل، القوى العاملة، تنفيذ الميزانية، الإيرادات، المشاريع، المباني | تصميم الجداول والرسوم المرافقة لها |
| نماذج مرقّمة للجداول، مع السماح بإضافة أعمدة أو حذفها وإضافة رسوم بيانية أو توضيحية | الأيقونات والألوان والخطوط من هوية الجهة |
الخلاصة للجهة: المصمّم الذي يقترح «إعادة تصوّر» أقسام التقرير الحكومي يضيّع وقتك. المطلوب منه أن يجعل النماذج نفسها تُقرأ بسهولة.
ماذا تكتب الجهة في طلب التصميم؟
اكتب في الطلب ما يحتاجه المصمّم ليسعّر بدقة ويخطط للمهلة:
- نوع الجهة ووجود دليل هوية بصرية معتمد.
- النسخ المطلوبة: نسخة الرفع الكاملة، ونسخة النشر العام، ونسخة إنجليزية إن وُجدت.
- عدد الصفحات التقريبي وعدد الجداول والنماذج.
- حالة البيانات: ما الذي اعتُمد، وما الذي ينتظر الإقفال المالي أو منصات القياس.
- الطباعة أو النشر الرقمي، وعدد النسخ المطبوعة.
- موعد الرفع وموعد مراجعة القيادة قبله.
القائمة الكاملة لما يُرسل للمصمّم في موجز التصميم، وما يرفع السعر أو يخفضه في تكلفة تصميم التقارير.
كيف تقارن الجهة بين مقدّمي الخدمة؟
قارن بقدرة المصمّم على الصفحات الصعبة، لا بالغلاف وحده:
- الجداول الطويلة: اطلب نموذج جدول مشاريع أو ميزانية من عمل سابق، وانظر هل الأرقام محاذاة وقابلة للقراءة.
- المؤشرات مقابل المستهدف: هل يظهر الفرق بين المحقق والمستهدف بنظرة؟
- العربية أولًا: ترقيم وأرقام واتجاه صحيح، وإن وُجدت نسخة إنجليزية فهي منسّقة لا مترجمة آليًا.
- الالتزام بالهوية: هل يعمل داخل دليل هوية جهة أخرى دون أن يفرض أسلوبه؟
- سرية البيانات: كيف يتعامل مع ملفات لم تُنشر بعد.
أسئلة التعاقد العامة في كيف تختار استوديو لتصميم تقريرك.
ماذا تستلم الجهة في نهاية المشروع؟
تستلم الجهة الحكومية ملفات لكل استخدام، لأن الدليل يطلب نشر التقارير أو محتوياتها للعموم بعد رفعها، دون الإخلال بقواعد المعلومات السرية:
- PDF نسخة الرفع كاملة بكل النماذج والجداول.
- PDF نسخة النشر بعد حذف ما لا يُنشر، خفيف ويُفتح على الجوال.
- PDF للطباعة بمواصفات المطبعة، وتفاصيله في تجهيز ملف التقرير للطباعة.
- ملف المصدر المفتوح والخطوط والأيقونات، لأن الهيكل نفسه يتكرر كل سنة.
كيف تقبل الجهة التقرير قبل الرفع؟
يُقبل التقرير حين يطابق الدليل والبيانات معًا. راجع قبل الاعتماد:
- كل قسم يطلبه الدليل موجود وبالترتيب نفسه.
- التقديم في صفحة واحدة.
- كل رقم مطابق لمصدره في أنظمة الجهة، وكل جدول مبني على النموذج المقابل في الدليل.
- نسخة النشر خالية مما لا يُنشر.
- النص قابل للبحث والنسخ، والخطوط مضمّنة في الملف.
في خدمة تصميم التقارير السنوية في متن نبني هيكل التقرير على النماذج قبل وصول الأرقام، فيبقى وقت المراجعة كاملًا قبل موعد الرفع.
أسئلة شائعة
هل يحدد الدليل شكل التصميم والخطوط والألوان؟
النص المنشور للدليل يحدد المحتوى والأقسام والنماذج، ويحدّ التقديم بصفحة واحدة، ويسمح بإضافة رسوم بيانية وتوضيحية. أما الألوان والخطوط فتأتي من هوية الجهة نفسها، فأرسل دليل الهوية للمصمّم مع الطلب.
هل يمكن تكليف المصمّم بكتابة محتوى التقرير؟
الدليل يجعل إعداد التقرير مسؤولية الجهة، والأرقام تأتي من أنظمتها ومنصات القياس. يمكن أن يتولى المصمّم الاختصار وتحرير الصياغة إذا نصّ عليه الطلب، أما البيانات نفسها فمصدرها الجهة.
هل التقرير المرفوع هو نفسه التقرير المنشور للعموم؟
ليس بالضرورة. الدليل يطلب نشر التقارير أو محتوياتها للعموم بعد رفعها، دون الإخلال بقواعد المعلومات السرية، لذلك تحتاج كثير من الجهات نسخة نشر مختصرة إلى جانب النسخة الكاملة.
متى تبدأ الجهة التعاقد مع المصمّم؟
قبل نهاية السنة المالية بوقت كافٍ، لأن مهلة الرفع تسعون يومًا من بدايتها. يُتفق على الهيكل والنماذج والتصميم أولًا، ثم تُصبّ الأرقام حين تُعتمد.
خدمة ذات صلة: تصميم التقارير السنوية والمالية
