تصميم عرض مجلس الإدارة: ماذا تطلب من الاستوديو وماذا تستلم

متى تحتاج الشركة جهة خارجية لتصميم عرض مجلس الإدارة؟

تحتاج الشركة جهة خارجية لتصميم عرض مجلس الإدارة حين يكون المحتوى جاهزًا عند الإدارة لكن الوقت أو المهارة لتحويله إلى شرائح واضحة غير متوفرين. يحدث ذلك غالبًا في ثلاث حالات: طلب قرار كبير مثل ميزانية أو استثمار، أول اجتماع مع مجلس جديد أو رئيس تنفيذي جديد، أو تقارير أداء دورية تريد الشركة توحيد شكلها.

عرض مجلس الإدارة مختلف عن بقية العروض التي قد تطلبها: جمهوره قليل ويعرف الشركة، أرقامه سرّية، ووقته بند محدّد في جدول الأعمال. لذلك ما تبحث عنه ليس «تصميمًا جذابًا» فقط، بل جهة تفهم أن العرض يجب أن ينتهي بقرار.

ما الذي تبحث عنه في من يصمّم عرض مجلس الإدارة؟

ابحث عن ست مزايا، ورتّبها بحسب ما يهمّ شركتك. الجدول يوضّح كيف تتحقق من كل ميزة قبل التعاقد:

الأسئلة العامة لاختيار أي مصمّم مشروحة في كيف تختار استوديو لتصميم تقريرك أو عرضك.

ماذا تكتب في طلب تصميم عرض مجلس الإدارة؟

اكتب في الطلب سبعة بنود، فهي ما يحتاجه المصمّم ليعطيك سعرًا ومدة دقيقين:

1. نوع العرض: طلب قرار، تقرير أداء دوري، أم إحاطة بموضوع جديد.
2. القرار المطلوب من المجلس في جملة واحدة.
3. عدد الشرائح التقريبي وكم منها مالي أو فيه رسوم بيانية.
4. اللغة: عربي، إنجليزي، أم نسختان.
5. البرنامج المطلوب للتسليم، وهل لدى الشركة قالب وهوية معتمدة.
6. حالة المحتوى: جاهز ومعتمد، أم يحتاج صياغة واختصارًا.
7. تاريخان: تاريخ إرسال المواد للأعضاء وتاريخ الاجتماع.

قائمة ما يُرسل للمصمّم بالتفصيل في موجز التصميم، وما يرفع السعر أو يخفضه في تكلفة تصميم التقارير والعروض.

ماذا يجب أن تستلم؟

يجب أن تستلم أكثر من ملف واحد، لأن العرض يُقرأ قبل الاجتماع ويُعرض أثناءه ويُعدَّل بعده. اطلب أن يذكر عرض السعر هذه التسليمات بالاسم:

إذا كانت العروض ربع سنوية، فاطلب من البداية قالب عروض للشركة بدل تصميم كل عرض من الصفر.

كيف تعرف أن العرض الذي استلمته جيد؟

العرض جيد إذا فهم قارئ لم يحضر التحضير ما المطلوب من المجلس من أول شريحتين. راجع الملف بهذه القائمة قبل قبوله:

• القرار أولًا: الشريحة الأولى بعد العنوان تقول التوصية والمطلوب من المجلس.
• العناوين جمل: كل عنوان يحمل استنتاجًا، مثل «الإيرادات أقل من الخطة بسبب تأخّر عقدين»، لا اسم قسم.
• الأرقام مقارَنة: كل رقم بجانبه الخطة أو الفترة نفسها من السنة السابقة، والوحدة والفترة مكتوبتان.
• البدائل والمخاطر موجودة: المجلس يثق بالتوصية حين يرى ما استُبعد وما قد يسير على غير المتوقّع.
• المطابقة: كل رقم يطابق القوائم المعتمدة.
• الملف يعمل عندك: افتحه على جهاز الشركة وشاشة القاعة، وتأكد أن الخطوط مضمّنة.

أخطاء تقع فيها الشركات عند طلب عرض المجلس

• إرسال المحتوى قبل اعتماده داخليًا، فتُستهلك جولات المراجعة في تغيير الأرقام لا في تحسين العرض.
• ذكر تاريخ الاجتماع فقط، ثم اكتشاف أن المواد يجب أن تصل للأعضاء قبله.
• طلب PDF وحده، ثم العودة للمصمّم عند كل رقم يتغيّر.
• تأجيل اتفاقية عدم الإفصاح إلى ما بعد إرسال الملفات.

في خدمة تصميم العروض التقديمية في متن نبني شرائح القاعة وملف القراءة المسبقة من المحتوى نفسه، بالعربية والإنجليزية، ونسلّم ملف المصدر. إذا كان فريقك سيعدّل في PowerPoint فاذكر ذلك في الطلب لنتّفق عليه قبل البدء.